Agências de Comunicação em eventos corporativos: D’lucca relata experiência com um gigante da área reprodutiva: o Panorama UIT 2018.

A rotina dinâmica das agências de comunicação frequentemente faz com que as equipes atuem em conjunto, mas pouca coisa demanda mais sintonia e organização do que a gestão de eventos corporativos. Por envolver a percepção da marca e a experiência dos convidados, o planejamento tem que ser cuidadoso e contribuir para que os propósitos da empresa sejam atingidos, especialmente quando a dimensão do encontro é ampla. Foi o caso do Panorama UIT, um evento científico em saúde reprodutiva estruturado pela agência D’lucca & Jota, que reuniu mais de 350 especialistas em abril deste ano.

 Um, dois e já: por onde começar.

Todo evento corporativo, seja qual for o tamanho, precisa de antecipação. Contudo, quanto mais detalhes a ocasião contempla, mais tempo é necessário para deixar o terreno preparado e, até mesmo, para colocar um plano C na gaveta. “Imprevistos são a máxima em eventos corporativos, por isso, quanto antes a equipe conseguir entregar uma visão geral, melhor”, explica Anderson Ribeiro, Gerente Administrativo/Financeiro da D’lucca & Jota.

Cabe à agência de comunicação, portanto, descrever as melhores alternativas e atuar em frentes como análise e adequação orçamentária; negociação de preços e prazos; revisão e validação da documentação e contratos; interface com os públicos; elaboração e adaptação de identidade visual; implantação de tecnologias; suporte; logística; e feedback. “Muitas vezes o cliente chega até nós com uma noção exata do que quer, mas sem saber por onde começar. E é exatamente por aí que começa nosso trabalho, no entendimento das necessidades, na análise de público e na adequação dos recursos”, explica Erica Crisóstomo, Coordenadora de Eventos da D’lucca & Jota.

 A atuação da Agências de Comunicação em eventos corporativos

Organizar um grande evento não é algo que se faça a poucas mãos, portanto, por mais que as empresas contem com equipe própria, a contratação da agência de comunicação é fundamental para que o trabalho não se perca. “Por estarem muito envolvidos com o dia a dia da empresa, algumas vezes a equipe interna pode deixar passar pontos cruciais para o bom andamento do evento, como controlar o orçamento, por exemplo.”, diz Anderson.

Dessa maneira, o melhor cenário é a atuação conjunta, onde a agência se configure como uma extensão do trabalho interno. Segundo a Coordenadora de Eventos da D’lucca & Jota, Erica Crisóstomo, a experiência ajuda a aprimorar fórmulas de sucesso. “Quanto mais vivenciamos situações, mais nos aperfeiçoamos. Porém cada evento é único, portanto não adianta repetir os métodos. É preciso entender as particularidades e buscar o potencial máximo em cada situação.”, diz.

O Panorama UIT

O Updates Infertility Treatments – ou UIT – é um evento internacional organizado pela Ferring Pharmaceuticals que reúne especialistas do mundo todo para compartilhar os avanços no tratamento da infertilidade. Em 2018, mais de 1.100 especialistas estiveram em Madrid – incluindo 50 brasileiros assessorados pela D’lucca & Jota.

Já o Panorama UIT é uma reprodução desse evento aqui no Brasil. Em abril deste ano, cerca de 300 médicos brasileiros e outros 50 especialistas da Argentina, Chile e México, se reuniram no Hotel Bourbon Ibirapuera, em São Paulo, para rever os principais conteúdos compartilhados no evento de Madrid. “O Panorama tem necessidades bem específicas, como cenografia, projeção mapeada, tradução simultânea e facilitação gráfica. O apoio da agência foi fundamental, já que garantiu ao cliente todo o backstage.”, diz Erica.  

Agências de Comunicação em eventos corporativos a cereja do bolo

Além dos importantes debates sobre reprodução assistida, o Panorama UIT 2018 explorou o lançamento do primeiro rSFH de linhagem humana do mercado, uma terapia individualizada, pioneira no tratamento da infertilidade. “A Ferring é uma empresa que investe consistentemente em Ciência e inovação para esse mercado. Não é à toa que é uma das áreas da medicina que mais avança. Para nós, é um orgulho participar dessa história”, reflete Edilaine Ribeiro, Diretora de Planejamento da D’lucca & Jota.