Vacilos no planejamento podem comprometer a organização de eventos corporativos de sucesso

Imagine participar de uma feira expositiva sem nenhum material promocional da sua empresa, ou então, enfrentar problemas com a acústica em uma palestra fundamental para fechar parcerias. Parece improvável, mas situações como essas acontecem aos montes na organização de eventos corporativos e podem custar caro para a imagem das empresas, afinal, muitas vezes é nessas ocasiões que acontece o primeiro contato daquele público com a marca. O planejamento serve justamente para evitar que detalhes que parecem irrelevantes possam comprometer todo o trabalho desenvolvido. Confira erros que podem ser evitados:

1)Decidir tudo sozinho

Eventos são estruturas complexas, mesmo quando em pequenas empresas. Tentar organizar tudo sozinho pode significar investir muita energia em determinados pontos e acabar se esquecendo de outros. Desconfie da sua organização pessoal e tenha, ao menos, uma pessoa para revisar ou te ajudar nas decisões.

2)Planejar em cima da hora

Pode soar óbvio, mas muita gente se perde no planejamento justamente por não se antecipar. Claro que o tempo varia de acordo com o tipo de evento, mas é importante ter em mente os recursos necessários para a realização, bem como o período de divulgação. Assim como a empresa, o público interessado no evento também precisa se planejar para estar presente.

3)Desconhecer ou não ter referências dos fornecedores

Esse é um erro que pode comprometer totalmente a organização de eventos corporativos de sucesso, já que – de certa forma – depende do serviço de outras empresas. Antes de contratar um fornecedor, procure referências e, sempre que possível, realize testes antes do evento. Em muitos casos, espaços que fornecem infraestrutura completa ou parcial podem poupar novas contratações e otimizar o tempo de planejamento.

4)Esquecer os imprevistos

Você passou meses pensando, organizando, planejando, mas não é por isso que tudo vai sair perfeito. Dê atenção ao acaso! Na organização de eventos corporativos tudo pode acontecer. Prepare uma lista com as possibilidades do que poderia dar errado: voo atrasado, pneu furado, falta de energia, cadeiras insuficientes, chuva, trânsito. Com um plano B em mãos, fica muito mais fácil lidar com os imprevistos e evitar o sufoco.

5)Não contar com serviço especializado

Muitas empresas cometem o erro de pensar que contratar profissionais ou agências especializadas para organização de eventos corporativos pode custar muito caro, o que não é verdade. Em muitos casos, a experiência no assunto pode reduzir os custos, já que evita contatos desnecessários e direciona melhor os investimentos. Além disso, uma equipe de eventos está preparada para acompanhar todas as etapas do processo, auxiliando nas decisões e oferecendo um suporte pré, durante e pós evento.